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日々の作業や業務を効率的に進めるためには、スケジュールを管理する必要があります。
プライベートが充実している人や仕事ができる人は予定を立てるのが上手ですよね。
まずはスケジュール管理のメリットをチェックしましょう。
人間は一度記憶したことでも時間が経つと忘れてしまう生き物です。
スケジュールや完了期限のあるタスクを、自分の頭の中だけに留めておくのには限界があります。
スケジュール管理ができていない場合、「友達との予定がダブルブッキングした」「重要な打ち合わせを忘れていた」「いつの間にか締め切りがすぎていた」というミスにつながることも。
信用を失うだけでなく、仕事上でこのようなミスがあると会社に損害を与える可能性もあります。
こまめなスケジュール管理でうっかり忘れや対応漏れを防げます。
スケジュール管理ができていないと、それぞれの作業や業務を思いついた順でバラバラにこなすことになり、二度手間や空白の時間が生まれてしまうことがあります。
本来必要なかった作業に時間がかかったり、仕事が終わらなくなったり…
時間が足りず慌てて予定をこなすハメになり、抜け漏れの原因にもなりかねません。
スケジュール管理をすることでやるべきことが明確になると、「何をすればいいんだっけ？」と迷う時間を減らせます。
予定を見える化して優先順位を決めたうえでスケジュールを組んでおけば、効率よく進めることが可能です。
作業や業務のやり方・順序に無駄があることにも気付きやすくなるでしょう。
組んだスケジュール通りに予定をひとつずつクリアできると達成感を感じられます。
無駄を省いてやるべきことを期日までに実行できると、自信につながる点もメリットです。
何をいつまでにすべきか整理し、1日の動きを可視化できれば、あとはそのスケジュールをこなすだけでOK。
作業や業務の生産性がアップし、スピーディに処理できるようになると自己肯定感も上がりますよ。
場当たり的に予定をこなしていると、想定外のことが起きた時に対応しにくいです。
例えば、クライアントとの商談が先方都合で1時間早まった、友達と待ち合わせのはずが30分遅刻してきたなど。
スケジュール管理ができていれば、予定の内容と期限がすぐに把握できるので、急な状況変化にも対応しやすくなります。
順番を入れ替えたり、空いた時間に別のスケジュールを当てはめたりといったこともできるでしょう。
自分の予定をパッと確認して他人とスケジュールを共有しやすい点もメリットです。
スケジュールを管理する方法として、手帳・アプリ・ツールの3種類が挙げられます。
どの方法にもメリットとデメリットがあるため、自分の生活スタイルや使いやすさで選びましょう。
ただし、仕事用とプライベート用を分けるなど、複数のツールで管理すると確認漏れが生じやすくなるためおすすめしません。
管理の手間やダブルブッキングの発生を防止するためにも、以下のうちどれか1つの方法で一元管理するのが吉です。
幅広い年代で用いられているアナログなスケジュール管理方法といえば手帳。
「スマホやパソコンに慣れていない」「手で書く方が早い」という方に◎
マンスリータイプもしくはウィークリータイプなら週や月単位の予定を一目で確認でき、区切りも分かりやすいです。
一方で、デイリータイプは全体を見渡すのには不向きですが、1日ごとに細かく書き込めます。
＜メリット＞
＜デメリット＞
▼ 手帳の関連記事
・ 「トラベラーズノート」の使い方は何通りもある！カスタマイズ例や便利アイテムも紹介
若い世代だとスケジュールアプリを使う人が多いですよね。
指先ひとつで予定の確認や記入・修正ができるので非常に便利ですが、多機能すぎると活用しづらいことも。
画面がシンプルで操作性の良いアプリを選ぶといいでしょう。
＜メリット＞
＜デメリット＞
※スケジュール管理 アプリの関連記事： 【徹底比較】ビジネス・プライベートでおすすめのスケジュール管理アプリ
サラリーマンやOLの方の場合、パソコンで使えるツールでスケジュール管理している方も多いです。
組織内で簡単にスケジュール管理できるツール、チャット機能やワークフロー機能が付いているツール、ユーザーごとにアクセス権限を設定できるツールなどもあり、種類が豊富です。
＜メリット＞
＜デメリット＞
「スケジュール管理をしているはずなのに予定を上手くこなせない」という方は、コツを掴めていないのかもしれません。
予定をただカレンダーに書き込むだけでなく、以下のようなポイントを押さえる必要があります。
自分のスケジュール管理方法を改めて見直してみましょう。
スケジュールを組むときに最も大切なのは、予定を詰め込みすぎないこと。
思わぬ予定が突然入ったり、想定より作業時間が長引いたりしても、スケジュールに余裕があれば臨機応変に対応できます。
「無駄な時間を作りたくない」という気持ちはわかりますが、最初に立てた予定通りに進むとは限りません。
イレギュラーな出来事やトラブルが発生しても焦らなくて済むように、ある程度のゆとりを設けましょう。
作業や業務にかかる時間は人それぞれ。
自分のスピード感を把握し、内容別に記録しておくと次のスケジュールが立てやすくなりますよ。
実際の締め切りよりも、早い時点で自分用の締め切りを設定しておくのも良いでしょう。
スケジュール管理では予定を適当に入れるのではなく、5分単位〜粗くても30分単位で細かく設定しましょう。
曖昧な時間設定だと予定が狂いやすく、他人への共有も難しくなります。
このとき、作業や業務に取り掛かるまでに必要な移動時間や準備時間も含めるのを忘れないよう注意が必要です。
特に移動を伴う場合は、交通機関の遅延など想定していない出来事が起こる可能性があるので、余裕のあるスケジューリングを心がけてください。
時間はもちろん予定の内容も「電話対応」といったザックリしたものではなく、「◯◯さんに◯◯の件で電話確認」など具体的に記入するのがポイント。
やるべきことを細分化してスケジュールに落とし込めば作業効率が上がり、達成感も得られます。
複数の予定を同時進行させるとミスにつながることも。
スケジュールを立てる前に、やるべき作業や業務をすべて書き出し、期日や内容に応じて優先順位をつけることが大切です。
優先順位を整理できていれば、予定の変更があった場合でもスケジュールの調整がしやすくなります。
優先順位をつける際にまず確認すべきなのが、その予定の完了期限。
締め切りが早くて自分にしかできない作業や業務は最優先で進め、期日まで時間があり難易度の低いものは空いた時間に行うようにします。
仕事のスケジュールの場合は緊急度や重要度を自分だけで判断せず、上司に確認するようにしましょう。
予定を立てた後は振り返る習慣を持つのもポイント。
スケジュール管理に慣れていないうちは時間配分のミスや記入漏れがつきものです。
1日の終わりや週の始まりなど定期的にスケジュールをチェックしましょう。
また、予定の前だけでなく終わってからの振り返りも大切。
スケジュールを立てるときは各予定にどのくらいの時間がかかるか見積もりますが、実際にかかった作業時間と一致しないこともあります。
実際の時間と予定していた時間を比較すれば、次に同じような予定が発生した際に役立てることが可能です。
想定していたよりも時間がかかってしまった場合は、作業の進め方に改善できる点はなかったか確認すると良いですよ。
スケジュール管理を習慣化させるためには、自分が使いやすい管理ツールやアプリを使うこと。
手帳に書くのもいいですが、毎日必ず触るスマホのアプリや仕事で使っているパソコンのツールで管理するのがおすすめです。
最後に、スケジュール管理ができるツールやアプリをいくつかご紹介します。
TimeTreeは3000万人以上が愛用しているスケジュールアプリ。
特に20代〜30代の女性から支持されています。
TimeTreeの特長は家族や恋人、友達と予定を共有しやすい点。
メールやLINE、Twitterで招待リンクを共有するだけで共同のカレンダーに招待できます。
自分用はもちろん相手や目的によって複数のカレンダーを作れて、ワンタップで切り替えできるのもメリットです。
カレンダーに招待されている人であれば、お互いの予定を確認したり編集したりすることもできます。
作成した予定ごとにチャットできる機能があるので、「何時にする？」「どこ集合？」といった連絡やその確認も楽々♪
メモやURL、地図を追加すれば詳細な内容の共有も簡単です。
予定ごとに写真や画像を添付できるので、思い出の記録用としても使えますよ。
GoogleマップやGmailをよく使うなら、Googleサービスとの連携性に優れたGoogleカレンダーが最適。
Gmailでやりとりした予定がカレンダーに自動で反映されたり、Googleマップで検索した目的地と出発時間・到着時間をワンタップで追加できます。
パソコンとスマホのどちらからでも確認でき、予定の日時が近づいたらプッシュ通知が届くリマインダー機能も搭載されています。
ドラッグ・アンド・ドロップ操作でスケジュールの作成や移動ができるなど、感覚的に操作できる点も便利です。
また、自分のスケジュールを相手のGoogleカレンダーに表示させる機能もあります。
全部の予定を見せたくない場合は、詳細を隠して共有することも可能。
さらにGoogle Chromeの拡張機能を使うと、予定の文字や枠の色を変える、複数のカレンダーに登録したスケジュールを統合するといったアレンジもできますよ。
着せ替え機能でオリジナルのカレンダーを作りたい方にはジョルテがおすすめ。
全世界で3,400万ダウンロードを突破している人気のスケジュールアプリです。
背景や文字（フォント）、アイコンなどを自分好みに自由にカスタマイズできます。
ジョルテは紙の手帳を徹底的に研究して誕生したアプリ。
左から右に向かってスワイプする操作性や日記機能など、アナログっぽさがあります。
「スケジュール帳からデジタルに切り替えたい」と考えている方はまずジョルテを使うとスムーズでしょう。
月・週・日・時系列など簡単に切り替えて予定を確認できる点も便利。
また、iOSカレンダーやGoogleカレンダーとの連携も可能なので、別のツールで管理している予定もすぐに組み込めます。
「とにかくシンプルにスケジュール管理がしたい」という方にはRefills Liteがピッタリ。
スケジュール管理に特化した見やすい画面と最小限の機能で、誰でも簡単に使いこなせるでしょう。
大きめのボタンで操作しやすく、スマホだけでなくタブレットからの利用にも対応しています。
1日に予定がたくさんあってもゴチャゴチャせず、予定をタップするとすぐに詳細のチェックが可能です。
不要な機能がないといっても、日・週・月での表示の切り替えやマップ、タスク管理、予定の繰り返し設定などスケジュール管理に役立つ機能は搭載されているので安心。
プライベートと仕事の予定を一元管理する場合でも、予定を色分けできるので使いやすいですよ。
タイムゾーン設定機能があるので、海外への出張や旅行の機会が多い方にもおすすめです。
ExcelはMicrosoft社が提供する表計算ツール。
データの集計やグラフの作成など、仕事で使っている人が多いでしょう。
Excelには白紙の状態から文字や数式を入れたり、レイアウトを調整したりするだけでなく、さまざまなテンプレートが用意されています。
スケジュール管理に役立つテンプレートもいくつかあり、学校用や業務用、家庭用など目的に応じて選ぶことが可能です。
オフラインでもスケジュールの作成・保存ができます。
テンプレートを開くと、上記画像のようにフォーマットが出てくるので、任意のセルをクリックして入力すればOK。
イチからスケジュール用のシートを作成するのが面倒な方はテンプレートを積極的に活用してくださいね。
日付や時間ごとにスケジュール管理ができるテンプレートだけでなく、ToDoリストやガントチャートもあります。
ちなみに、Excelに似たGoogleのサービスとして「スプレッドシート」が挙げられます。
Googleにサインインするだけで使えるので、Microsoft アカウントを持っていない場合は代用しても良いでしょう。
充実したプライベートの時間を確保するためにも、仕事を効率化するためにも、スケジュール管理のスキルを身につけておきたいものです。
今回ご紹介したツールやアプリを上手に活用して、スケジュールを上手に立ててみてください♪
最終更新日 : 2022/02/18
公開日 : 2022/02/18
