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細かく管理したい性格か大雑把に管理したい性格かを把握しておく
こんな人におすすめ！専門性・独自性の高いスケジュール管理アプリ
手帳を使っていた人は、アプリでスケジュールを管理するのに抵抗がある人もいることでしょう。
しかし、最近のスケジュール管理アプリはできることが多く、慣れれば記入の負担や予定忘れを減らすことができます。
ここでは、実際に筆者が手帳からスケジュール管理アプリに変えて感じた、主なメリットをご紹介します。
手帳ではできないネットや他のアプリとの連携を簡単にできてしまうのが、スケジュール管理アプリの大きなメリットです。
タスク管理はもちろん、アプリによってはその日の天気を見られたり、運勢を占えるものまであります。
必要な情報が自動に集まるので、色々な情報サイトやアプリを見なくても、1つのアプリで完結させることが可能です。
また、メールアドレスと連携させておくことで、予約した内容がそのままカレンダーに反映できるアプリもあり、そういったものを使うとわざわざ自分で記入する必要がなくとても楽です。
行く場所やほしいもののURLを貼っておけば、手帳のようにわざわざネットで再検索しなくても、ワンプッシュで遷移することができます。
家族や会社の人の予定を確認したい場合、手帳だとわざわざ相手に連絡を取って確認しなければいけません。
また、予定を調整するためにあらかじめ相手の予定がわかっていないと、何度も連絡をして決めていかなければいけなくなり、相手の都合も考えて気を使いながらのやり取りはストレスを感じてしまうでしょう。
スケジュール管理アプリには、共有機能やチャット・コメント機能が付いているものも多く、そういったものを使うと周囲の人とスムーズに予定を調整することができます。
ビジネスで使用する場合は、タスク機能があるとお互いに何度も進捗確認をしなくて済むため、ストレスを感じにくくなるといったメリットがあります。
スケジュール管理アプリのほとんどに、通知機能とリマインド機能が付いています。
手帳の場合、予定を忘れていても自分で思い出すしかありませんが、前日・当日の通知設定にしておけば、約束や予定をうっかり忘れてしまうことを防止できるでしょう。
忘れっぽい人や予定を入れても手帳を見ない人は、特に重宝する機能です。
リマインド機能は忘れ防止以外にも応用が効き、毎日の習慣作りや日課を作るためにも役立ちます。
翌年の予定を言われたり、年末に数ヶ月先のことを言われたりして、書く場所がなく慌てて手帳のメモに記入し、そのまま忘れてしまったという経験はありませんか？
スケジュール管理アプリであれば、数年先まですでにカレンダーが用意されているため、未来の話をされてもしっかりと記入することが可能です。
手帳の最後の方にあるメモ帳に走り書きして見返しても何だったか思い出せず、予定が近くなってから相手に言われて思い出し、気まずい思いをした経験がある人はスケジュール管理アプリの使用をおすすめします。
いつでも手帳を持ち歩く癖がある人はいいのですが、友達と近場に遊びに行った時やちょっと出た際に手帳を家に忘れてしまった経験もあるかと思います。
手帳の最大のデメリットは、紛失や持ち忘れです。
だいたいの人はスマートフォンを持ち忘れたら遅刻してでも取りに帰るため、手帳のようにお家に忘れるリスクを減らせます。
また、紛失のリスクはスマートフォンも同じですが、万が一スマートフォンを紛失した場合でも、アカウント連携しているようなアプリであれば、再度ログインすることでデータを復活させることができるので、予定がわからなくなることがありません。
大手からベンチャー企業まで、様々な会社がスケジュール管理アプリをリリースしています。
評価の高さや使用ユーザー数で比較してもいいのですが、自分に合うものを選ばないと三日坊主で結局使わなくなったり、使いづらさを感じてしまうでしょう。
ここでは、自分に合うスケジュール管理アプリの選び方をご紹介します。
ビジネス用とプライベート用だと必要な機能が異なるため、スケジュール管理アプリを使用する前に、まずどういった目的やシーンで使用しどんな機能があるといいのかを明確にしておくことが重要です。
例えば、ビジネス用でタスクを細かく管理したい、社内外の人と予定を共有しながら進捗管理していきたい場合にはカレンダーやタスク、共有機能の他にガンチャートを使えるようなスケジュール管理アプリだと効率よく仕事を進められるでしょう。
一方で、プライベート用としてわかりやすくスケジュールを管理していきたい人は、シンプルでわかりやすい設計がされている管理アプリがおすすめです。
同じスケジュール管理アプリに分類されていても、機能が全く異なるので、使用目的やほしい機能で選んでいくと自分にぴったりのアプリと出会えるでしょう。
ビジネスにも使用できるようなものの多くはPCでも使用できますが、PCとスマートフォンではデザインや機能が異なるので、PC版は使いやすいけどスマートフォン版は使いにくいということがあります。
逆に、スマートフォン版が使いやすいからと言ってPC版も使いやすいとは言えないため、どちらをメインで使用していくか決めて、メインで使用するデバイスでアプリを探し使用感を確かめると、使用後に使いにくさを感じづらくなるでしょう。
スケジュール管理アプリごとにできることの差が大きいため、快適にスケジュール管理したいのであれば自分の性格に合うアプリを選ぶのも重要です。
例えば、大雑把な性格の人が細かく管理できるようなアプリを使うと使いづらさを感じるでしょう。
自分は最小限のスケジュール管理をしたいのか、それとも日常や仕事のタスクをしっかり記入して、細かく管理していきたいのかをまず考えてみてください。
大雑把な管理でいい人は、できるだけ操作が簡単で機能も少なく、シンプルなアプリをおすすめします。
逆に細かく管理したい人は、タスク管理に力を入れているようなスケジュール管理アプリやビジネスでおすすめされているものを選ぶと、理想的なスケジュール管理ができるでしょう。
まずは、ビジネスでおすすめのスケジュール管理アプリをご紹介します。
何人くらいで、どのような目的で使用するかによっておすすめのアプリが異なります。
まずは一覧で比較していきましょう。
| Googleカレンダー | Time Tree | Back log | LINE WORKS | Todoist | |
| カレンダー機能 | 〇 | 〇 | △ | 〇 | 〇 |
| 料金 | 無料 | 無料 |
無料
有料プランあり |
無料 有料プランあり |
無料
有料プランあり |
| PCとの同期 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| タスク機能 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| ガンチャート機能 |
△
スプレットシートで作成することが可能 |
△
各カレンダーで案件ごとにわけることは可能 |
〇
有料プランから使用可能 |
× |
△
ボートによるタスク管理が可能 |
| 共有機能 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| 共有人数の上限 |
750人
数時間でリセットされる |
200人/1カレンダーあたり |
1プロジェクト10人まで |
100人まで | 1プロジェクト5人まで |
| チャット機能 | × | 〇 | 〇 | 〇 | × |
| 公開制限 | 〇 | △ | 〇 | 〇 | △ |
それぞれの機能について細かく紹介していきます。
ビジネスでGoogleアカウントをメインで使用している人に、1番おすすめしたいのがGoogleカレンダーです。
GoogleカレンダーはGoogleアカウントと連動しているため、メールアプリを開かずに招待を送れたり、カレンダーからGoogle Meetを起動することができて、地味に面倒くさい招待作業を省略することができます。
また、ネットを使用する多くの企業がGoogleアカウントを取得しているため、自社だけではなく外部の人とカレンダー共有が簡単なところもメリットの1つです。
機能も幅広く、一般的なタスク管理やメモ機能の他に「アドオンを取得」からzoomやTeamsなどビジネスでよく使用されるアプリと直接同期させれば、他のスケジュール管理アプリにないような機能を持たせることができます。
複数のアプリで決めた日程をGoogleカレンダーに自動で集約できるため、入力作業を最小限にできるのも嬉しい機能ですね。
Time Treeは、公式でも「共有を前提に作られた」というほど複数人とカレンダーを共有するのに特化しているアプリです。
LINEやmail、Twitter、コピペの4つの方法を選べて、ワンクリックで招待リンクの生成から送信までできてしまいます。
この他にもカレンダーと大きく違うのは、最大20個のカレンダーを持てることです。
そのため、自社内の案件は1のカレンダーで、他社との案件は2のカレンダーで…というように分けられるため、お互いの進捗を確認できたりガンチャートとしても使用できます。
複数のカレンダーがあると予定が混合しそうですが、自分の画面上のみですべてのカレンダーを重ねることができ、予定のブッキングを回避できる設計なので安心してください。
メモ帳がタスク管理とチャット機能を兼ねているため、タスクやアイディアをメンバー内で共有できるだけではなく、それに対し簡単な返信をすることができます。
また、便利なのは共有機能だけではなく、外部アプリであるSlackやアマゾンアレクサ、Google Assistantと連携ができるところです。
Back logはチームメンバーのタスクやスケジュール管理を目的としたアプリです。
そのため、他のアプリのようなカレンダー機能は基本的にありません。
ただ、有料版で利用できるガンチャートを使うことで、プロジェクトに参加しているカレンダー上にメンバーのスケジュールを表示させることができます。
Back logのタスク機能では、担当者を選ぶことができるので、他人のタスクを追加・編集することも可能です。
タスクごとにメッセージ機能やPDFなどのデータの添付機能もついているため、わざわざメッセージアプリやmailを開かなくてももBack log内で情報の共有や細かい進捗確認なども完結できます。
外部サービスとも連携でき、Slackやchatworkなどと連携すればタスクの移動などをリアルタイムに通知してくれるようなカスタマイズもできるため、細かい連携が必要になるプロジェクトでは特におすすめのアプリです。
LINE WORKSは、完全にビジネス向けに作られたスケジュール管理アプリになります。
そのため、個人的なスケジュール管理というよりも、大勢との連絡や共有に重きを置いて作られているのが特徴です。
普段使用しているLINEと連携できるのはもちろん、7つの機能が追加され他のスケジュール管理アプリよりも幅広い使い方ができます。
例えば、相談窓口・お問い合わせ窓口として不特定多数のクライアントとメッセージをやり取りしたり、予定を共有することが可能です。
メールを使いつつチャットも併用していてる会社の場合、LINE WORKSでまとめれば管理するものが1つ減るので、手間や負担を抑えられますし、見落としを防止しやすくなるでしょう。
また、特定のアカウントをブロックすることもできるので、面倒なメルマガや迷惑メールを排除し、必要なメッセージだけを常に拾い上げられるようカスタマイズも可能です。
その他、独自の機能として、友達登録している人に対しアンケートを作成できたり、情報を共有するための掲示板などがあります。
アンケート作成では社内の人だけではなく、クライアントに対して満足度を尋ねるのにも有効的です。
掲示板も一度投稿しておけば、後から見たいと思った時にわざわざメールやチャットを探すことなく簡単に検索することができます。
Todoistはタスクやプロジェクトの進捗管理におすすめなスケジュール管理アプリです。
Back logと似ていますが、Todoistの方がやや個人向けで、追加したタスクがカレンダーから確認できます。
Back logには基本的にカレンダー機能がないため、プロジェクトやチーム、個人のタスクをカレンダー上で確認したい人に特におすすめです。
プロジェクトを作成した際に使えるボード機能では、タスクを各担当者に振り分けられるだけではなく、セクション（各ボードのタイトル）を自分で記入できます。
そのため、長期間のプロジェクトや完了までに手順が多いケースでも、今誰が何をしているかを明確に管理できることでしょう。
また、完了したタスクから1日、1週間にどの程度タスクを達成したかという情報が可視化されるため、作業効率を上げるための反省や改善点をすぐに把握することができます。
次にプライベートでの使用におすすめのスケジュール管理アプリを紹介します。
まずはアプリの特徴を一覧表にまとめましたので、どのような機能が欲しいかを考えながら比較してみてください。
| Yahoo!カレンダー | ジョルテ | Lifebear | スマート手帳 | 一日予定表 | |
| 料金 | 無料 |
無料
有料版あり |
無料
有料版あり |
無料
有料版あり |
無料
有料版あり |
| スタンプ機能 | 〇 | 〇 | 〇 | × | × |
| 着せ替え | 〇 | 〇 | 〇 |
△
カラーのみ |
× |
| 天気予報 | 〇 |
〇
自分で追加が必要 |
× | × | × |
| 占い機能 | 〇 |
〇
自分で追加が必要 |
× | × | × |
| 日記機能 | × | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| ニュース機能 | × |
〇
自分で追加が必要 |
× | × | × |
| 広告の表示 | なし | あり |
あり
auスマートパス加入の人は連携でなしにできる |
あり | あり |
それぞれについて詳しく紹介します。
完全無料で広告表示のないスケジュール管理アプリを使いたい人は、Yahoo!カレンダーがおすすめです。
シンプルなアプリですが追加機能が多く、カスタマイズすれば占いやスポーツイベント試合日・結果を表示できたりと、自分好みのカレンダーを作ることができます。
そのため、超シンプルな手帳にしたい人にも、色々な情報を一気に見れるような手帳にしたい人にもおすすめです。
メールと連動させておけば、Yahoo!mailで予約した内容（日時や場所、内容など）を自動で反映してくれます。
美容院や病院、食事の予約など記入する手間を省け、予定の入れ忘れも防止できるのもYahoo!カレンダーを使用する大きなメリットの1つです。
もしYahoo!カレンダーを使用する場合は、併せてYahoo!mailのアカウントを取得しておくと、面倒くさがりの人も忙しい人も時間をかけずスケジュール管理ができます。
また、わざわざ予定を記入しなくても、スタンプ機能を使ってワンタッチで予定を設定できたり、直近の履歴から予定を選択できるような機能があったりと、とにかく記入の手間を少なくする工夫が多いアプリです。
面倒くさがりの筆者も、色々なスケジュール管理アプリを試しては放置して手帳に戻ることを繰り返していましたが、最終的にYahoo!カレンダーに落ち着き愛用しています。
ジョルテは、カスタムできる幅がYahoo!カレンダーよりも広く、スケジュール管理アプリとニュースサイトを合わせたようなアプリです。
フォントの種類から背景カラーまで自由にカスタムすることが可能で、背景画像を自分のカメラロールから選ぶこともできます。
他にも、イベントカレンダーという機能から、都道府県ごとの天気や占い、応援するスポーツチーム、映画、ゲームなど、幅広いイベント情報を自分の好みに合わせて追加することが可能です。
そのため、わざわざその日の情報を集めるのに、ニュースアプリを開く必要がほとんどなくなります。
無料でも豊富な機能が揃っていますが、プレミアムにするとさらに機能が増え、生理管理だったり株価の変動などを管理できるようになります。
共有機能や複数のカレンダーを作成する機能もあるため、家族のスケジュールも一緒に管理しておきたい人には、ジョルテのメリットを十分に実感できるでしょう。
機能こそ多いのですが、全体的にアイコンや文字が大きく、わかりやすいグラフィックで作られているため、操作で迷いにくいのもおすすめのポイントです。
Lifebearは、できる限り紙手帳に近いような感覚でスケジュール管理したい人におすすめです。
予定の入力方法は普通に入力していく方法と、スタンプをドラッグしてカレンダーに貼り予定を登録していく方法があります。
このスタンプは、必ず予定を記入しなければいけないわけではないので、ざっくりでいいから予定があることだけ記入しておきたい時に重宝できます。
また、日を跨いだところにも貼れるため、紙手帳に近い自由さがあります。
スケジュールに合わせて好きにデコレーションして、オリジナルな手帳を作りたい人は使っていて楽しいと感じるのではないでしょうか。
Lifebearの特長の1つでもある写真と一緒に投稿できる日記機能は、カレンダー上から見返すことができるため、その日の予定と思い出をまとめて管理することができます。
毎日日記をつけなくても、デートや友達との予定があった際に思い出や写真を残しておくのも楽しいですね。
ただ、アプリ内で使用するスタンプや着せ替えは有料なものもあり、投稿できる写真も月のデータ容量が決まっているので注意してください。
日記やタスク機能など機能が増えてしまうと、使い方が複雑になり使いにくいアプリも珍しくありません。
その点、スマート手帳はシンプルさのメリットを活かし、使い方で迷わないようなアプリ設計になっています。
そのため、初めてアプリでスケジュール管理を使う人にもおすすめしたいアプリです。
予定の入れ方も簡単で、ゼロから予定を入れる新規作成の他に、テンプレートと履歴から選んで予定を入れることができます。
テンプレートの作成も予定を入れる際に行えるため、わざわざ設定などに移動する必要がありません。
カスタマイズ要素はあまりありませんが、フォントデザインが変更できたり、背景を変えられ、カレンダーの雰囲気を自分の好みに近付けることが可能です。
このアプリは、今まで紹介してきたスケジュール管理アプリと少し異なります。
アプリ名の通り1日の予定を組むのにフォーカスしており、円グラフで今日何を何時間するのか確認できるのが特徴です。
細かい予定を入れるのは面倒と感じるかもしれませんが、すでに睡眠や仕事、食事などの基本的なテンプレートは用意されているため、その他の予定以外は新しく作る必要がありません。
新しい予定もテンプレートを作って繰り返し設定ができるため、習慣にしていることや新しく習慣づけたいものに関しては毎日設定する手間がないのです。
細かい設定をするメリットとしては、予定がないからとだらけてしまいすぐに終わってしまう休日をなくしたり、新しい習慣を身につけたいときに決まった時間に予定をリマインドしてくれるなどがあります。
また、試験など目標がある人は、そこへ向けた1日のスケジュール管理にも役立つでしょう。
このアプリは1日の円グラフだけではなく、通常のカレンダー機能もあるので、他のスケジュール管理アプリのように月間や週間でのスケジュール管理もできます。
日記機能もあるため、1日のスケジュールに対しての反省やメモをしておくと、どんどん時間管理が身に付きやすくなるでしょう。
おすすめのスケジュール管理アプリを取り上げてきましたが、スケジュール管理アプリの中には、特定の予定を管理しやすいように作られているものもあります。
ここでは、アルバイトをされている方やゲーム感覚でスケジュール管理したい方に向けて、おすすめの管理アプリをご紹介します。
日常の予定ではなく、バイトのシフトを管理したい人におすすめなのがシフトボードです。
メールアドレスとバイト先、給料交通費などの記入で簡単に新規登録でき、その後シフトを入れるごとに自動で月間と年間での深夜料金や残業手当を含めた給与総額を計算してくれます。
自分で給料を確認しておくことで、バイトへのモチベーションアップにもつながりますし、未払い金が発生した場合はすぐに気付くことができるでしょう。
また、税金や保険料についても自動でチェックしてもらえるため、年末調整や確定申告が近づいても慌てずに準備できるはずです。
シフトボードの便利さはそれだけではなく、アプリ内から単発バイトを地域×日時で簡単に探すことができるところです。
シフトの予定が空いている・もっと稼ぎたいと思った時にわざわざ求人サイトに移ることなくワンタップで求人を比較することができます。
看護師や夜勤がある人には、大手看護師サイトが運営しているナスカレがおすすめです。
ナスカレもメインの機能はシフト管理で、基本設定として14のシフトパターンが登録されており、自分のシフトに合わせて細かく調整することができます。
ワンタップで入れていけるため、わざわざ1件ずつ手打ちしたり、書き写したりする手間がありません。
普通の予定も記入できるため、プライベートのスケジュールとまとめて管理していくこともできますよ。
会員登録すれば、同じアプリを入れている人と共有できるため、仲のよい同僚と共有しても楽しいでしょう。
Habiticaはタスクをゲーム化して消化できるスケジュール管理アプリです。
育成ゲームが好きな人や普通のスケジュール管理アプリ・todoリストに飽きてしまった人におすすめ。
普通のアプリと違い、アカウント作成後はまず自分の代わりになるアバターの髪型や肌の色などを決めていきます。
装備や髪型はタスクを達成していくうちに変えられるので、最初は適当に決めても大丈夫です。
装備が決まったら、タスクを作成していきます。
習慣・日課・todoとあるので、各タスクの種類に合ったものを選んでいきましょう。
各タスクには、難易度の設定があり難しくなればなるほど体力が減り、経験値が上がります。
また、タスクを達成した際に獲得できるゴールドを交換するためのご褒美も設定しておきましょう。
タスクを達成するモチベーションになるため、具体的に書いておくことをおすすめします。
Habiticaには実は共有機能があり、パーティーを作って共同タスクを倒すというRPG好きな人には心躍る機能があります。
明確に「皆で倒す」とわかればチームとしてのモチベーションも上がりやすくチーム意識も作りやすくなるので、会社的に問題ないのであれば仕事のタスク管理にもおすすめです。
タスク管理が面倒という意識を変えてくれるアプリです。
筆者の経験と実際の使用感をもとにおすすめのスケジュール管理アプリをご紹介しました。
自分に合うスケジュール管理アプリは人によって異なるので、選ぶポイントで紹介したことを参考に、自分に合うアプリを選んでみてください。
紙手帳から切り替えると、不便な気がして放置してしまう人もいるかと思いますが、続けると習慣化して上手に付き合っていけることでしょう。
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