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ビジネスメールは社内での連絡ツールとしてはもちろん、取引先とのやり取りや営業を行う際のツールとしても活用されます。
たかが文章、されど文章。
メールの内容・文面が仕事上での自分の印象を大きく左右します。
相手に誤解や不信感を与えないように、基本的なマナーを理解しておきましょう。
ビジネスメールの読み手である人は、あなたのメールだけでなく、1日に何通ものメールをチェックしている可能性が高いです。
そのため、さっと読んでも内容が伝わるような読みやすく簡潔な文章が◎
相手に配慮し、負担をかけないようなメールを心がけてください。
読みやすくするための具体的な方法としては、下記のようなことが挙げられます。
メールは便利・手軽である一方で、文章の正誤や送信先の確認が疎かになってしまいがち。
読みにくさにつながる 間違った言葉づかいや誤字脱字 は相手に対して失礼です。
また、 誤送信 は印象が悪くなるだけでなく、情報流出による損失になる可能性もあります。
このような事態を避けるために、送信ボタンをクリックする前に各項目と文章の内容をあらためて確認し、1通1通丁寧に送るようにしましょう。
見落としやすいミスといえば、 敬語の間違い 。
「拝見させていただきました」「ご覧になられましたか」などの二重表現や、目上の人に対する「了解しました」「ご苦労様です」のような誤った使い方に気を付けてください。
他にも、一見問題ないように思える「もう少し〜」や「できれば〜」といった 曖昧な表現もNG 。
個人によって解釈が異なる言葉は信頼性に欠ける印象になってしまうため避けた方が良いでしょう。
時間を気にせずいつでも送れる／読める点はメールのメリットではありますが、できるだけ相手の業務時間内にやり取りするのがマナーです。
特に 休日や深夜に送るのは避けた方が良いです。
最近はオフィスのパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットから随時メールをチェックする方が増えています。
相手に「早く返信しなくては」とプレッシャーを与えるだけでなく、プライベートの邪魔になりかねません。
仕事の都合上どうしても業務時間外にメールを送らなければならない場合は、 送信する理由とともに 「夜分遅くに失礼いたします。」「お休みのところ申し訳ございません。」といった お詫びを添えて 送りましょう。
ちなみに、業務時間内であればどの時間帯でも問題ありませんが、 午前中に送るとその日のうちに対応してもらえる可能性が高い です。
また、早めの返信がほしい場合は 週末や連休前を避ける と良いでしょう。
受け取ったビジネスメールには出来るだけ早めに、 遅くても1営業日以内に返信 しましょう。
レスポンスが遅いと相手を不安にさせてしまいます。
すぐに回答するのが難しい場合は「確認次第、改めて連絡いたします。」といったように、メールに目を通している旨だけでも返信するようにしましょう。
加えて「◯月◯日までに回答いたします。」と具体的な返信目処も合わせて伝えると親切です。
休暇や出張などの理由により頻繁にメールを確認できない場合は、 自動返信機能 を使ってその旨を相手に伝えてください。
メールは送信したからといってすぐに読んでもらえない可能性があります。
急ぎの用件や重要な内容である場合は、 要件をまとめてメールで送ったあとに、電話で正確に情報を伝える ようにしましょう。
電話は相手の作業を遮ってしまったり、自分が話した内容と相手の理解との間に齟齬が出てしまったりという点がデメリット。
一方で、 長文や複雑な内容のメールには補足を入れながら説明 できるというメリットもあります。
電話とメールを上手く使い分けることで、円滑に連絡・コミュニケーションを取ってくださいね。
普段のメールやチャットでは、絵文字や顔文字を使って感情を表現しますよね。
文字だけでは伝わらない絶妙は表現を可能にするツールではありますが、ビジネスメールでは使わないのがマナーです。
また、WindowsとMacなど異なる機種間でやり取りしたときや端末の環境によって文字化け（＝とある文字が別の文字として表示されてしまう現象）が起こる可能性のある機種依存文字（環境依存文字）も使用も控えましょう。
メールの内容が正しく伝わらず、相手を困惑させてしまう可能性があるからです。
＜機種依存文字の例＞
基本的なマナーを押さえたら、次は実際にどのような構成で書けばよいのかチェックしましょう！
ビジネスメールは基本的に件名→宛名→書き出し（冒頭文）→用件（本題）→締め→署名の流れで作成します。
この形を守ったうえで、相手に伝わりやすいシンプルな文章になるように心がけてくださいね。
宛先欄に送信先のメールアドレスを入力したら、その下にある欄に件名を入力します。
件名は受信トレイで一覧表示されたときに発信者の名前とともに表示される部分です。
メールを開いて本文を読まなくても用件が伝わるように、また見落とされないように、端的で分かりやすい件名をつけましょう。
「先日はありがとうございました」など挨拶や内容が伝わらない件名は避け、 いつの・何の件に関するメールなのかが分かる具体的な内容を入れる のが基本です。
また、 件名は20文字程度 に収め、「【】」や「｜」などの記号で単語を区切ると読みやすくなります。
相手がメールを探しやすいように、 案件名を入れる など検索に配慮した件名も意識するようにしましょう。
＜件名の例＞
メールの本文ではいきなり用件から入るのではなく、最初に必ず宛名を記載します。
社外の人にメールをするときは 会社名＋部署名＋役職＋名前＋敬称 を書くのが基本。
例えば「株式会社〇〇 第一営業部課長 〇〇様」というような感じですね。
部署名や名前など区切りの良いところで改行すると読みやすいです。
やり取りが多い相手の場合は会社名や役職を記入しない場合もあります。
また、 相手の名前が分からない場合は「ご担当者様」と記入 します。
社内の人に宛てたメールの場合、会社名や部署名は不要。
「〇〇さん」「〇〇部長」といったように名字＋敬称または役職でOKです。
「〇〇部長様」など役職名に敬称を付けるのは誤り ですので気を付けてください。
個人ではなく、会社や団体宛にメールする場合は「〇〇御中」と表記し、複数名に一斉に送信する場合は「関係者各位」などの表現を使います。
宛名の下には 定型的なあいさつ と、誰から届いたメールなのかひと目で把握してもらえるように 自分の会社名（社内宛の場合は不要）＋部署名＋名前 を記載します。
あいさつは、社外の人には「お世話になっております。」、社内の人には「お疲れ様です。」が一般的です。
初めて連絡する場合は「突然のご連絡、失礼いたします。」「初めてメールさせていただきます。」、しばらく連絡を取っていなかった人に連絡する場合は「ご無沙汰しております。」というように状況に応じて工夫してください。
宛名と冒頭文を書いたらようやく本題に入ります。
まず伝えたい内容の概要・ポイントを書き、そのあと詳細を記すと読みやすいです。
また、先述したように 箇条書きや改行などの工夫も大切 です。
例えば、下記のように文章が続いていると読みづらいですよね。
＜読みづらい文章の例＞
調整中だった〇〇会議ですが、〇月〇日の15:00〜16:00から弊社2階にある会議室Cでとり行います。今期の〇〇について情報共有するため、概要報告からスタートして〇〇についての討議を行い、最後に〇〇に向けた企画案出しをしたいと考えております。参加者は・・・・・の予定です。また、詳細な資料も添付しておきますので合わせてご確認いただけますと幸いです。
メインの部分だからといってダラダラと長文にするのではなく、 余分な内容は省いてできるだけ簡潔にまとめましょう 。
用件を伝えられたら、最後に相手に配慮した一文（挨拶文）を書きます。
よく使う基本的なフレーズは決まっていますが、様々な状況に対応できるように、いくつかの言い回しを覚えておくと良いですよ。
＜締めの文章の例＞
文末には発信者の情報をまとめた署名を入れます。
署名はメール上の名刺のようなもので、 名前、会社名、部署、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス などを記載します。
また、 ホームページがあればURL も入れましょう。
業種によっては定休日や営業時間を入れるケースや、挨拶文や新商品の案内文を入れるケースもあります。
正しい情報が入っていれば形式は自由なので、見やすい署名を作成しておいてテンプレートとして保存しておくと便利ですよ。
署名の部分は、本文と見分けられるように 「***」や「---」など記号をつなげたラインで挟む 場合が多いです。
ビジネスシーンに適さない過度な装飾は避けましょう。
ビジネスメールには普段の気軽なメールには登場しないような特有のフレーズが存在します。
頻出するフレーズを知っておけば実際にやり取りする場合も戸惑いません。
ちなみに、よく入力する文章はパソコンやスマホに単語登録（ユーザ辞書登録）しておくと便利です。
キーボードを打つ回数を減らすことができて作業効率がアップしますよ。
ここでは、先ほど解説した書き出しと締めの言葉以外の頻出フレーズを紹介します。
メールの相手に何かを依頼する場合は、いきなりお願いごとを切り出すのではなく、クッション言葉を入れるようにしましょう。
「恐れ入りますが」を文頭につけることで負担を強いることをお詫びし、へりくだることができます。
迷惑をかけることに対する申し訳ない気持ちや、骨折りに対する感謝の気持ちを表現できる言葉です。
「恐れ入りますが」は、他にも「お忙しいところ恐縮ですが」「ご無理を承知でお願い申し上げますが」「誠に申し訳ないのですが」など 依頼内容や状況によってアレンジ して使います。
そのあとは要望を伝える文章が続きますが、「〜してください。」という 命令口調の表現はNG 。
「〜していただけますでしょうか。」「〜をしていただけますと幸いです。」「〜していただきますようお願い申し上げます。」など ソフトな言い方でお願いする のがベターです。
ビジネスメールでよく見かける「取り急ぎご報告まで」「取り急ぎお礼まで」などのフレーズ。
「詳しい内容は追ってご連絡させていただきますが、ひとまずメールにてご連絡します。」という意味で使います。
ただし、このフレーズを使うと 「あとで何か補足があるのだろう」と相手を待たせてしまう可能性がある ため要注意。
急ぎの連絡ではない場合やすでに必要な情報を伝えられた場合には適しません。
また、口語的な表現、かつ説明不足のまま連絡することが失礼であると捉えられる可能性もあります。
レスポンスの速さはビジネスシーンにおいて大切ですが、「自分への用件が雑に扱われている」と捉えられてしまうことも。
「取り急ぎ〜まで」を使用する際は今回の連絡に対して どのようなアクションが必要なのか 、 詳細の連絡はいつ頃できるのかを合わせて伝える と親切です。
似た表現として「まずは〜のみのご連絡になります。」のような言い方であれば印象が良くなりますよ。
注意点として、トラブルやミスが発生した場合の 謝罪にはこのフレーズを使用しない ようにしてください。
「取り急ぎ〜まで」の類義語が「略儀（りゃくぎ）ながら」。
略儀＝本来の正しい手続きを省略した方法、ながら＝〜ではありますが、を意味します。
つまり、相手と対面で会えない場合に「直接お伝えできず申し訳ないのですが…」とへりくだる表現です。
使い方としては、メールで本題を書いたあとに 締めの言葉として記載する のが一般的。
「略儀ながら、まずはメールにてご報告させていただきます。」というように使います。
文頭の挨拶や用件を伝えている最中には使わないように気を付けてください。
五月雨式（さみだれしき）とは物事が断続的にだらだらと続くさまを指します。
つまり、「五月雨式に失礼いたします」「五月雨式に申し訳ありません」とは「立て続けに連絡してすみません」という意味。
連絡が一度のメールで終わらず、2通、3通…と何度かに分けて 続けざまに送ってしまうことをお詫びする フレーズです。
本文の最初でお詫びのニュアンスとして使用する以外に、次のような使い方もあります。
＜「五月雨式」を使った文章の例＞
「〜していただければ幸甚（こうじん）です。」とは、「〜してくれると非常に嬉しいです。」という意味。
基本的に目上の方に使う丁寧な表現で、 相手の心遣いに感謝を伝えたり配慮をお願いしたり する場面で使います。
親しい間柄の人に同様の内容を伝える場合は、もう少しフランクな「幸いです」という言い方でも良いでしょう。
＜「幸甚です」を使った文章の例＞
ビジネスシーンにおいてメールは重要な連絡手段。
慣れないうちはメールの作成や確認に追われて、ほかの業務になかなか手が回らない…なんてことも。
仕事の効率を少しでもアップできるように、ビジネスメールに関連する機能の用語やその使い方を押さえておきましょう。
メールの宛先にはTOのほかにCC、BCCという種類があることをご存知でしょうか。
TOにはダイレクトに連絡を送りたい相手のメールアドレスを入力します。
メールの内容を必ず見てほしい方や返信をもらいたい方に対し、「あなた宛のメールです」という意思を示すことができます。
CCは「カーボンコピー」、BCCはは「ブラインドカーボンコピー」の略。
TOに入力したメールアドレス以外にも、同様のメールを共有したい場合に入力します。
TO、およびCCに入力したメールアドレスは受信者全員に開示されますが、 BCCに入力した場合はほかの受信者に表示されません 。
TOやCCの受信者に伏せてメールを共有したい場合や、お互いの連絡先を知らない人々に一斉送信する場合に役立つ機能がBCCです。
例えば、社内の関係者に会議の参考資料を一斉に送る場合はCCを、複数の取引先にお知らせメールを送る場合はBCCを、というように使い分けます。
使い方を間違えてしまうと個人情報の漏洩になる ため注意してください。
また、情報共有のために上司や関係者をCCに指定するケースは多いですが、何でもかんでも入れると迷惑になることを認識しておきましょう。
TOが空欄でCCやBCCのみ入力されていると迷惑メールとして分類される可能性があるので、必ず入力するようにしてください。
BCCを活用するなら、TOには自分のメールアドレスを入れておくと良いでしょう。
メールには画像や動画、書面などのデータをつけ添えて送ることが可能で、これを添付ファイルといいます。
添付ファイルを送る際は「資料を添付します。」「添付にて共有させていただきます。」など本文に一言添えるのがマナーです。
ただし、 添付し忘れには気を付けてください。
添付できるデータの形式はJPEGやPNG、PDFなど色々ありますが、Microsoft Office製品で使用されるWordやExcel、Adobe製品のAIやPSDといった形式には要注意。
特定のアプリケーションソフトでしか開けないデータを共有したい場合、相手に必ず確認するようにしましょう。
また、組織や使用しているメールソフトによっては添付ファイルの容量（データサイズ）が決められている場合も。
容量が大きすぎると相手が受信できない、ファイルを開けない 可能性もあります。
大容量ファイルは圧縮したり、分割したり、WEB上のファイル転送サービスを活用したりしてください。
TOだけでなくCCも入力されているメールが届いた場合、返信方法は「全員に返信」または「送信者にのみ返信」の2パターンから選べます。
「全員に返信」を選択するとメールの発信者とCC欄に入っている全てのメールアドレスへ返信メールが送られる仕組みです。
CCが入っているということは、発信者が「関係者に業務内容や進捗状況を共有したい」と考えているからでしょう。
それゆえ、発信者に個人的な連絡をしたい場合を除いては 「全員に返信」を選ぶのがマナー です。
TOが自分ではなくCCで届いたメールに関しては基本的に目を通すだけでOKですが、TOの受信者が不在で代理で対応する必要がある場合は一言添えて返信します。
＜CCで届いたメールに返信する場合の一言の例＞
転送とは、自分が受信または送信したメールを任意のメールアドレス宛にそのまま送れる機能です。
添付ファイルを一緒に転送するかどうかも選択することができます。
第三者にメールの対応を依頼したいときや急ぎの回答が必要なとき、情報を共有したいときなどに活用できる機能です。
転送元のメール本文は原則書き換えない のがマナー。
冒頭に「以下、◯◯の件でメール転送します。」などとメッセージを付け加える分には問題ありません。
転送メールの件名には「Fw:」や「Fwd:」という文字が自動的に挿入されるため、受信トレイの一覧で見た際にひと目で転送メールであると分かるようになっています。
ここまで読んでいただいた方はビジネスメールを自力で作成できるようになったのではないでしょうか。
「まだ慣れていなくて不安」という場合は、今から紹介する例文を真似しながら書いてみてください。
相手に何かを依頼するときやお礼を伝えるときなど、いくつかのパターンに分けて紹介していきます。
新しく担当になったタイミングや人事異動のタイミングなどで相手に初めて連絡するメールでは、冒頭に「お世話になっております。」というフレーズは使いません。
「初めてご連絡させていただきます。」「□□よりご連絡先を伺いました。」など、初めてメールする旨を伝えるようにします。
不信感を抱かれないように、なぜこのメールを送ったのかを説明すると◎
また、業務への意気込みを盛り込むと好印象です。
＜初めてのメールの例文＞
件名：【株式会社〇〇】担当者変更のお知らせ
本文：
株式会社△△ 制作部
△△様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇 営業部の〇〇と申します。
掲題の件について、この度弊社の人事異動に伴い、2月1日より私 〇〇が貴社の担当をさせていただくことになりました。
前任の□□に代わり、いち早く貴社のお役に立てるよう精進する所存です。
今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。
近日中に□□とともに挨拶に伺いたく存じますが、まずはメールにて着任のご挨拶とさせていただきます。
末筆ながら、貴社のご発展と△△様の益々のご活躍をお祈り申し上げます。
取引先への訪問や打ち合わせ、会食などのあとは、必ずお礼メールを送ります。
時間をとってくれたことへの感謝と今後の方向性、スケジュールなどをまとめ、翌日までに送信しましょう。
直接会ったあとにメールでアフターフォローすることで誠実な印象を与えられ、業務上でのスムーズなコミュニケーションに寄与します。
メール内で、会話の中で相手から学んだことや今後の意欲などを合わせて伝えるとさらに印象がアップしますよ。
＜お礼のメールの例文＞
件名：〇〇に関する打ち合わせの御礼
本文：
株式会社△△ 制作部
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の〇〇です。
昨日はお忙しいなか、貴重なお時間を頂戴し誠にありがとうございました。
〜〜について△△様から詳しくお話を伺うことができ、非常に参考になりました。
つきましては、昨日決定した方向で進めさせていただければと思い、社内調整を進めて参ります。
下記スケジュールを予定しておりますので、一度ご確認いただけますでしょうか。
■今後の流れについて
2月3日目処 弊社草案まとめ・提出
2月10日目処 貴社チェック・お戻し
2月20日目処 クリエイティブ作成・納品
2月下旬目処 次回お打ち合わせにて確認
ご不明な点などございましたら、私までお気軽にお問い合わせください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
※お礼メールの関連記事： お礼メールの書き方のマナーって？ポイントや例文を解説
届いたメールには的確かつ簡潔に回答する必要があります。
相手の質問文などを引用し、その下の行に回答を書く、といった形式にすると読みやすいです。
引用する場合は回答部分との区別がはっきりするように、引用文章の頭に「＞」や「>>」などの記号を付けると良いでしょう。
＜メールの返信の例文＞
件名：Re:2月1日ミーティングの日程調整について
本文：
株式会社△△ 制作部
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の〇〇です。
日程調整のご連絡、ありがとうございます。
ご提示いただいた下記の日時でお願いできますでしょうか。
> 2月1日（火） 14:00〜15:00
また、ご質問いただいていた下記件についてですが
> デザイナーも同席させたほうがよろしいですか？
こちらお願いしたく存じます。
弊社からも制作部の□□が同席させていただく予定です。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
メールで何かをお願いする場合は、依頼内容を簡潔にまとめ、感謝の気持ちを伝えることが大切です。
依頼する立場であることを理解し、失礼のない丁寧なメールを作成しなければなりません。
依頼する理由や相手がすべき対応、期限などをはっきりと記載しましょう。
＜お願いメールの例文＞
件名：【〇〇プロジェクト】資料作成のお願い
本文：
株式会社△△ 制作部
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の〇〇です。
先日はお打ち合わせの機会を設けていただき、誠にありがとうございました。
社内で検討した結果、ぜひ前向きに進めたいという結論に至りました。
つきましては、△△様にご提案いただいた〇〇プロジェクトの件について、提案資料を作成していただくことは可能でしょうか。
資料をもとにプロジェクトチームの編成を行い、各所への連絡を進めて参る所存です。
ご多忙の中恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
こちら側のミスで迷惑をかけた相手には、メールで速やかに謝罪し、トラブルの経緯および今後の対応について説明します。
メールだけだと軽い印象を与えてしまうため、対面や電話でも重ねて謝罪するのがベターです。
メールの文章では、言い訳と捉えられてしまわないよう、経緯や理由を説明する前にはっきりと謝罪の意思を伝えるようにしてください。
＜お詫びメールの例文＞
件名：システム不具合に関するお詫び
本文：
株式会社△△ 制作部
△△様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 営業部の〇〇です。
平素より弊社システムをご利用いただき、誠にありがとうございます。
本日14時〜16時の間にシステムにアクセスできない不具合が発生し、多大なるご迷惑をおかけしてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。
メンテナンスを行い、現在は通常どおりご利用いただける状態となっております。
今回の不具合はサーバーのハード障害により発生いたしました。
再発防止に向けてマニュアルを改善し、十分に留意してまいります。
ご不便・ご迷惑をおかけし申し訳ございませんでした。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願いいたします。
※謝罪メールの関連記事： 謝罪文・謝罪メールの書き方って？マナーや例文をご紹介します
ビジネスメールでは相手に失礼のないようマナーを守ってやり取りすることが大切です。
スムーズにメールの送信・返信が出来るように、本記事を参考に形式や特有の言い回しなどを正しく理解しておきましょう。
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